E-Rechnung validieren

Was bei der Prüfung passiert

1. Format erkennen: XML oder PDF, bei einem PDF die eingebettete Rechnungsdatei. Format, Syntax (UBL oder CII), Profil und Version liest das Tool aus der Rechnung, nicht aus dem Dateinamen.
2. XML: Die Datei muss wohlgeformtes XML ohne DOCTYPE sein und dem XML-Schema von UBL oder CII entsprechen. Schemafehler kommen mit Zeile und Spalte.
3. Geschäftsregeln: die Regeln der europäischen Norm EN 16931 (zum Beispiel die Rechenregeln BR-CO-…) und für XRechnung die nationalen Regeln BR-DE-….
4. PDF: Bei ZUGFeRD und Factur-X zusätzlich die PDF/A-3-Konformität und die eingebettete Datei: Dateiname, AFRelationship, MIME-Typ, Verknüpfung mit dem Dokument und XMP-Metadaten.

Eine Rechnung ist gültig, wenn keine Prüfung einen Fehler meldet. Warnungen und Hinweise machen sie nicht ungültig. Mit „Prüfen als“ fragen Sie gezielt nach einem Format: Gibt die Datei ein anderes an, meldet das Ergebnis den Fehler FORMAT_MISMATCH.

Unterstützte Formate

Erkannt, aber noch nicht geprüft (Fehler UNSUPPORTED_PROFILE): ZUGFeRD / Factur-X MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EXTENDED und EXTENDED-CTC-FR, ZUGFeRD 1.0, XRechnung-Versionen vor 3.0, die XRechnung-3.0-Extension als UBL-Gutschrift und Peppol BIS. Mehr zu den einzelnen Formaten: XRechnung Validator und ZUGFeRD Validator.

Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B) gilt die Pflicht zur E-Rechnung schrittweise:

• Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungen übergangsweise noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden.
• Bis 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregel nur noch für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr; für EDI-Verfahren gibt es eine eigene Übergangsregel.
• Ab 1. Januar 2028 müssen inländische B2B-Rechnungen E-Rechnungen sein, mit Ausnahmen etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.

Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach der EN 16931, etwa XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL zählen nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 nicht dazu. Maßgeblich sind § 27 Abs. 38 UStG und dieses BMF-Schreiben; im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung.

Fehler verstehen

• Regel-ID: Jede Meldung nennt ihre Regel. BR-… und BR-CO-… kommen aus der EN 16931, BR-DE-… aus den XRechnung-Regeln, cvc-… aus dem XML-Schema und PDFA-… aus der PDF/A-Prüfung. Die Liste der eigenen Codes (englisch) erklärt Meldungen wie NO_EINVOICE_XML.
• Sprache: Die Regelwerke werden nicht übersetzt. Die XRechnung-Regeln melden auf Deutsch, die EN 16931, das XML-Schema und die PDF/A-Prüfung auf Englisch.
• Schemafehler zuerst: Scheitert das XML-Schema, werden die Geschäftsregeln nicht geprüft (Warnung BUSINESS_RULES_SKIPPED). Beheben Sie die Schemafehler und prüfen Sie erneut.
• Prüfbericht: Mit „Prüfbericht herunterladen“ speichern Sie das Ergebnis als JSON. ruleset_version nennt die genauen Versionen der Regelwerke, gegen die geprüft wurde.

Regelwerke

Die Prüfung läuft unverändert mit dem KoSIT-Validator und der XRechnung-Konfiguration der KoSIT (Apache License 2.0), den EN-16931-Validierungsartefakten von CEN und Europäischer Kommission (EUPL 1.2) und veraPDF für PDF/A (Mozilla Public License 2.0). Das Ergebnis ist eine technische Prüfung gegen diese Regelwerke, keine Steuerberatung.

E-Rechnungen per API prüfen

curl "https://api.vatcheckapi.com/v2/einvoice/validate?language=de" \
    -H "apikey: YOUR-API-KEY" \
    -H "Content-Type: application/xml" \
    --data-binary @rechnung.xml

Ein PDF senden Sie mit Content-Type: application/pdf. Die Antwort enthält valid, errors und warnings mit rule_id, message und location, dazu summary mit den wichtigsten Rechnungsdaten. Details in der Dokumentation (englisch), alle Tarife auf der Preisseite.